경기도 성남시 분당구 소재 한 의료기기 유통기업의 사무실 이전 작업을 진행했습니다. 이 기업은 취급 품목 확대로 보관 공간이 부족해지면서, 같은 분당구 내 다른 건물로 물류팀, 인증팀, 영업팀, 경영지원팀을 옮기게 되었습니다. 이전에 앞서 부서별 보유 품목과 자료를 확인하는 사전 실사를 진행했습니다. 물류팀은 소형 의료기기 재고와 함께 일부 정밀 진단장비 샘플을 보관하고 있었고, 인증팀은 식약처 인허가 관련 원본 서류와 제품별 인증서를 다수 보유하고 있었습니다. 영업팀은 거래처별 공급계약서를, 경영지원팀은 일반 행정 및 회계서류를 관리하고 있었습니다. 실사 결과를 바탕으로 정밀 진단장비 샘플의 포장과 이동은 저희 무이상재가 전담하되, 이동 전후 장비 상태 점검은 인증팀 담당자가 함께 확인하는 것으로 업무를 나누었습니다. 새 건물의 하역장 진입로 폭이 기존 건물보다 좁아, 대형 트럭 대신 중형 트럭으로 나누어 운송하는 방식으로 계획을 조정했습니다. 또한 새 건물이 입주 예정 업체가 많아 하역장 이용 예약이 필요했던 만큼, 건물 관리사무소를 통해 작업 시간대를 사전에 확정해두었습니다.

부서별 요청 사항도 실사 단계에서 함께 확인했습니다. 물류팀은 재고 품목이 바뀌지 않도록 기존 보관 위치별로 구분해 포장해달라고 요청했고, 정밀 진단장비 샘플은 충격에 민감한 만큼 별도 완충 포장을 요청했습니다. 인증팀은 원본 서류가 담긴 캐비닛을 봉인한 상태로 옮기고, 봉인 상태를 이동 전후 사진으로 남겨달라고 요청했습니다. 영업팀은 거래처별 계약서가 섞이지 않도록 구분 포장을 요청했고, 경영지원팀은 회계서류의 경우 이동 순서를 가장 마지막으로 배정해달라는 의견을 전해왔습니다. 이 요청 사항들은 모두 체크리스트에 반영해 작업 인력에게 사전 공유했습니다.

이전 전날에는 자산 태그 부착과 사전 포장을 진행했습니다. 물류팀 재고는 기존 보관 위치를 기준으로 상자에 표기해 포장했고, 정밀 진단장비 샘플은 충격 방지 포장재로 감싼 뒤 별도 상자에 담았습니다. 인증팀 원본 서류 캐비닛은 봉인 처리 후 봉인 상태를 사진으로 남겨두었고, 영업팀 계약서는 거래처명을 표기한 상자에 나누어 포장했습니다.

이전 당일에는 중형 트럭을 나누어 운행하며 물류팀 재고와 정밀 진단장비 샘플부터 먼저 이동시켰습니다. 진단장비 샘플은 새 건물 도착 즉시 인증팀 담당자와 함께 외관 및 작동 상태를 점검한 뒤 지정된 보관 공간에 재배치했습니다. 인증팀 원본 서류 캐비닛은 옮기기 직전과 도착 직후 각각 봉인 상태를 사진으로 확인했습니다. 영업팀 계약서 상자와 경영지원팀 서류는 요청대로 가장 마지막 순서에 반입을 마쳤습니다. 작업이 끝난 뒤에는 부서별로 체크리스트를 함께 확인하며 서명을 받아 인수인계를 진행했습니다. 물류팀은 재고 품목과 위치가 기존과 동일하게 유지된 것을 확인했고, 인증팀은 서류 봉인과 진단장비 상태를 확인한 뒤 서명했습니다. 영업팀과 경영지원팀은 각각 서류 구분이 그대로 유지된 것을 확인했습니다.

작업을 진행하며 확인된 개선점도 있었습니다. 하역장 진입로 폭을 사전 실사 단계에서 더 정밀하게 측정했다면 트럭 배차 계획을 더 일찍 확정할 수 있었을 것으로 판단해, 이후에는 진입로 실측 절차를 실사 체크리스트에 추가하기로 했습니다.

저희 무이상재는 분당을 비롯한 기업이사에서 사전 실사와 업무범위 정리, 부서별 요청 확인, 자산 태그 기반의 반출입, 서명을 통한 인수인계까지 하나의 흐름으로 관리하며 작업을 진행하고 있습니다.

(주)무이상재

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