이번에 소개해 드릴 사례는 경기 분당 소재 중견 유통기업의 기업이사 현장입니다. 사업 확장에 따라 기존 사옥에서 인근 신축 사옥으로 이전하는 대규모 기업이사 프로젝트였습니다. 이 회사는 여러 부서가 함께 입주해 있어 이전 규모가 컸습니다. 일반 사무 집기 외에도 영업팀이 사용하는 샘플 전시 공간, 물류 관리팀의 소형 서버, 회의실 다수의 화상회의 장비가 함께 있어, 단순한 짐 이동을 넘어 부서별 일정 조율이 중요한 기업이사였습니다. 여러 부서가 각자 다른 업무 흐름을 가지고 있는 만큼, 하나의 일정표로 모든 부서를 만족시키기는 쉽지 않은 상황이었습니다.

계약 전 미팅에서는 업무 범위를 정리했습니다. 사무 집기와 전시 샘플, 서버 본체의 물리적 이전은 저희가 담당하고, 서버 네트워크 재설정과 화상회의 장비 세팅은 회사와 계약된 IT 업체가 진행하기로 했습니다. 대규모 기업이사인 만큼, 저희는 부서별로 작업 인력을 나누어 배치하고 부서장급 담당자와 각각 소통 창구를 정해 두었습니다. 이렇게 하면 특정 부서에 문제가 생기더라도 다른 부서 작업에 영향을 주지 않고 독립적으로 대응할 수 있습니다.

고객사의 요청 사항도 부서마다 조금씩 달랐습니다. 영업팀은 전시 샘플을 기존 진열 순서 그대로 배치해 달라는 요청을 했고, 물류 관리팀은 서버 반출입 시간을 재고 마감 이후로 맞춰 달라는 요청을 했습니다. 총무팀에서는 회의실 배정이 새 사옥에서 달라지는 만큼, 화상회의 장비는 회의실 번호에 맞춰 재배치해 달라는 요청도 있었습니다. 이렇게 부서별 요청이 다양한 것이 규모가 큰 기업이사의 특징이라, 저희는 부서별 체크리스트를 별도로 만들어 관리하고 있습니다.

이사 당일에는 계획대로 부서별 반출이 시작되었습니다. 그런데 신축 사옥에 도착해 보니, 저희 작업 인력에게 미리 발급되기로 했던 임시 출입 카드가 아직 준비되지 않은 상황이었습니다. 신축 사옥은 보안 게이트로 출입을 통제하는 구조였는데, 카드 발급을 담당하는 시설관리팀 인력이 그날따라 다른 업무로 자리를 비운 사이 발급 요청이 처리되지 않았던 것입니다. 저희는 즉시 고객사 총무팀에 상황을 알렸고, 총무팀 담당자가 임시로 방문증을 발급받아 작업 인력을 게이트까지 동행 출입시키는 방식으로 대응했습니다. 정식 출입 카드는 오전 중 시설관리팀이 복귀한 뒤 발급이 완료되었고, 이후부터는 인력들이 직접 출입하며 작업을 이어갈 수 있었습니다. 이 과정에서 약 한 시간 정도 초반 작업이 지연되었지만, 부서별로 나누어 둔 인력 배치 덕분에 전체 일정에 큰 영향은 없었습니다.

오후에는 전시 샘플과 회의실 장비 배치를 마쳤고, IT 업체가 서버 네트워크와 화상회의 장비 세팅을 완료했습니다. 물류 관리팀 서버는 요청대로 재고 마감 이후 시간대에 맞춰 반출입을 진행해, 업무 시스템에 공백이 생기지 않도록 했습니다. 다음 날 오전부터 각 부서는 정상적으로 업무를 시작할 수 있었습니다.

이번 기업이사를 통해, 신축 사옥처럼 보안 체계가 새롭게 도입된 공간에서는 출입 카드 발급 일정까지 사전에 재확인해야 한다는 점을 다시 확인했습니다. 특히 여러 부서가 동시에 입주하는 대형 신축 사옥일수록, 시설관리 인력의 일정도 함께 확인해 두는 것이 안전하다는 것을 새삼 느꼈습니다. 이후로는 신축 사옥으로의 기업이사를 진행할 때, 작업 전날 시설관리팀에 출입 카드 준비 상태를 한 번 더 확인하는 절차를 추가했습니다.

저희 무이상재는 이런 세부적인 부분까지 챙기며, 규모가 큰 기업이사도 부서별로 체계적으로 지원해 드리고 있습니다.

(주)무이상재

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