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종로 출판사, 사무실이사 사례

이번에 소개해 드릴 사례는 서울 종로구 소재 출판사의 사무실이사 현장입니다. 임대 계약 종료에 맞춰 인근 건물로 사무실을 옮기는 이전이었는데, 도서 재고를 보관하던 모빌랙(이동식 서가)의 해체와 재설치가 포함된 작업이었습니다. 이 출판사는 일반 사무 집기와 편집팀 PC, 교정 작업용 대형 프린터 외에도, 레일 위에서 옆으로 밀어 이동시키는 방식의 모빌랙에 도서 재고를 다량 보관하고 있었습니다. 모빌랙은 일반 서가와 달리 바닥에 고정된 레일과 랙 자체의 이동 장치가 함께 설치되어 있어, 해체와 재설치에 별도의 절차가 필요한 설비였습니다.

계약 전 미팅에서는 업무 범위를 정리했습니다. 사무 집기와 도서 재고, PC 이전은 저희가 담당하고, 사내 네트워크와 프린터 재설정은 별도 IT 업체가 진행하기로 했습니다. 모빌랙의 경우 랙 프레임 해체와 운송, 신규 사무실에서의 레일 시공 및 재설치는 협력 관계에 있는 모빌랙 전문 설치업체와 함께 진행하기로 하고, 저희는 도서를 비운 랙 본체의 반출입과 운송을 담당하는 것으로 역할을 나누었습니다.

고객사의 요청 사항 중에는 몇 가지 짚어볼 부분이 있었습니다. 출간을 앞둔 도서의 최종 교정쇄와 원고 파일이 담긴 캐비닛은 분실되면 곤란하니 별도로 표시해 옮겨 달라는 요청이 있었고, 모빌랙에 보관된 도서는 기존 서가 번호 체계를 그대로 유지한 채 새 공간에도 동일한 순서로 배치해 달라는 요청도 있었습니다. 이런 배치 순서 요청은 도서 검색과 재고 관리에 직결되는 부분이라, 저희는 해체 전 각 랙과 칸의 도서 목록을 사진과 리스트로 함께 기록해 두었습니다.

이사 당일에는 먼저 모빌랙에서 도서를 모두 꺼내 박스에 포장하는 작업부터 시작했습니다. 그런데 실제로 박스에 담아보니, 사전에 안내받은 재고 수량보다 책의 무게가 예상보다 훨씬 많이 나갔습니다. 두꺼운 단행본이 몰려 있는 랙 구간에서 특히 박스당 무게가 기준치를 넘는 경우가 많아, 애초 계획한 인원으로는 예정된 시간 내에 반출을 마치기 어려운 상황이었습니다.

저희는 즉시 협력 인력풀을 통해 인원을 추가로 투입하고, 무거운 박스는 두 명이 함께 옮기는 방식으로 동선을 조정했습니다. 도서 반출과 별도로, 협력 설치업체는 빈 모빌랙 프레임의 해체를 진행해 두 작업이 동시에 진행될 수 있도록 했습니다. 신규 사무실에서는 설치업체가 먼저 레일을 바닥에 고정 시공하고, 그 위에 랙 프레임을 조립한 뒤 수평을 맞추는 작업을 거쳤습니다. 저희는 이 작업이 끝나는 대로 기록해 둔 목록에 맞춰 도서를 동일한 순서로 다시 채워 넣었습니다.

추가 인력 투입으로 인건비는 다소 늘었지만, 이 부분은 저희가 추가 비용 없이 부담해 고객사에는 별도 청구 없이 진행했습니다. 모빌랙 재설치와 도서 배치까지 마친 뒤에는 레일을 따라 랙이 부드럽게 이동하는지 작동 테스트도 함께 진행해, 다음 날부터 바로 사용할 수 있는 상태로 마무리했습니다.

이번 작업을 통해, 모빌랙처럼 전문 설치가 필요한 설비는 일반 이사 인력과 설치 전문업체의 작업 순서를 세밀하게 맞추는 것이 중요하다는 점을 다시 확인했습니다. 또한 도서처럼 부피 대비 무게가 큰 품목은 사전 견적 단계에서 실제 무게를 표본으로 확인해 보는 절차가 필요하다는 점도 함께 느꼈습니다. 이후로는 모빌랙이 있는 사무실이사의 경우, 설치업체와 사전 합동 실사를 진행하고 도서 박스도 표본 포장으로 무게를 미리 확인하는 절차를 표준화했습니다.

저희 무이상재는 이런 세부적인 부분까지 협력업체와 함께 조율하며, 다양한 업종의 사무실이사를 지원해 드리고 있습니다.

(주)무이상재

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