이번에 소개해 드릴 사례는 서울 마포구 공덕동 소재 광고대행사의 사무실이사 현장입니다. 직원 규모가 늘면서 같은 건물 내 더 넓은 층으로 이전하는 프로젝트였습니다. 이 회사는 사무 집기 외에도 디자인팀이 사용하는 고사양 워크스테이션과 대형 모니터, 촬영 소품을 보관하는 장비장을 함께 보유하고 있었습니다. 이사는 평일 업무 종료 이후 저녁 시간대에 진행하기로 했고, 다음 날 오전 업무 시작 전까지 배치를 마쳐야 한다는 일정이 있었습니다. 층 이동인 만큼 이동 거리 자체는 짧았지만, 짐의 양이 예상보다 많아 사전에 인력과 차량 규모를 다시 산정해야 했습니다.

계약 전 미팅에서는 업무 범위를 먼저 정리했습니다. 사무 집기와 워크스테이션 이전은 저희가 담당하고, 사내 네트워크 장비 설정과 프린터·복합기 재연결은 회사와 계약된 IT 유지보수 업체가 진행하기로 했습니다. 두 업체가 각자 맡은 부분에 집중할 수 있도록, 이사 전날 서로 작업 순서를 확인하는 짧은 통화를 진행했습니다. 저희가 반입을 마친 자리부터 순차적으로 IT 업체가 연결 작업을 시작할 수 있도록, 층별 작업 순서도 미리 공유해 두었습니다.

고객사의 요청 사항은 대체로 실무적인 내용이었습니다. 디자인팀 워크스테이션과 모니터는 파손에 특히 예민한 장비이니 개별 포장을 요청했고, 촬영 소품 장비장은 내용물이 흐트러지지 않도록 칸별로 구분해서 옮겨 달라는 요청이 있었습니다. 또한 팀장급 이상 자리는 창가 쪽으로 배치할 예정이니, 반입 시 해당 구역부터 먼저 정리해 달라는 요청도 있었습니다. 이런 배치 순서는 회사마다 조직도나 좌석 정책이 달라 매번 새로 확인해야 하는 부분이라, 저희는 사전 미팅 때 평면도와 좌석 배치도를 함께 받아 작업 지침에 반영하고 있습니다.

작업은 저녁 7시경 시작했습니다. 워크스테이션과 모니터는 개별 포장 후 카트로 옮겼고, 일반 사무 집기는 표준 포장재로 정리해 반출했습니다. 그런데 이동 도중, 새 사무실 건물의 지하 하역장에 이미 다른 입주사의 이삿짐 차량이 먼저 자리를 잡고 있어 저희 차량이 곧바로 진입하지 못하는 상황이 생겼습니다. 사전에 건물 관리사무소를 통해 하역장 사용 시간을 예약해 두었지만, 다른 입주사 역시 비슷한 시간대에 이사를 진행하고 있었던 것입니다. 이런 경우 예약이 겹쳤다기보다는, 각자 예약한 시간이 조금씩 밀리면서 우연히 시간대가 맞물린 것에 가까웠습니다.

저희는 건물 관리사무소에 상황을 확인하고, 먼저 도착한 차량의 하역이 끝나는 대로 순서를 이어받기로 조율했습니다. 대기하는 동안에는 차량에서 내릴 짐의 순서를 다시 점검하며, 하역장이 열리는 즉시 반출입이 지체 없이 이어지도록 준비했습니다. 약 30분 정도 대기한 뒤 하역장을 사용할 수 있었고, 이후 작업은 계획대로 진행되었습니다.자정을 넘긴 시각에 물리적인 반입과 배치가 마무리되었고, 이후 IT 유지보수 업체가 네트워크 장비 설정과 프린터 연결을 이어서 진행했습니다. 다음 날 오전 직원들은 별다른 문제 없이 새 사무실에서 업무를 시작할 수 있었습니다.

이번 작업을 통해, 같은 건물 내에서 여러 입주사가 비슷한 시간대에 이사를 진행할 가능성도 미리 확인해 두는 것이 좋겠다는 생각이 들었습니다. 특별히 큰 문제는 아니었지만, 조금만 더 여유 있게 시간을 잡았다면 대기 없이 진행할 수 있었을 것입니다. 이후로는 건물 관리사무소에 하역장 예약 현황을 문의할 때, 같은 날짜에 다른 이사 일정이 있는지도 함께 확인하고 있습니다.

저희 무이상재는 이런 일상적인 변수들까지 꼼꼼히 챙기며, 기업의 사무실이사를 지원해 드리고 있습니다.

(주)무이상재

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